仲間同士の連絡ならLINEで十分だろう。ただ、大人の仕事のツールとしては、メールは欠かせない。
メールを読み書きするためには、スマホなら元から入っているメールアプリを使うことが多いが、PCでは、Gmailなどをブラウザで使うこともできる。また、Macの「メール」や、Outlook for Windows 、オープンソースの「Thunderbird」や「Sylpheed」などの選択肢がある。
To、Cc、Bcc
「To」は宛先である。複数の宛先を並べて入れることもできる。
「Cc」は、carbon copy（カーボンコピー）の略で、メールの写しを送りたい人のアドレスを並べる。
「Bcc」は、blind carbon copy（匿名カーボンコピー）の略で、ここに書いたアドレスは、メールのヘッダに現れない。受信者のアドレスを隠したい場合に使う。
なお、「To」と「Cc」のアドレスは、受信者全員に表示される。
メールのマナー
メールのマナーは、どんどん変化している。状況によっても変わる。ということで、ケースバイケースで考えよう。
まずは返事をしよう
迷惑メールフィルターのため、メールが届かない事故も増えている。
一日一回はメールはチェックして、返事が必要なものはすぐに返事をしよう。
「承知いたしました。」や「上司と相談の上、早急に回答いたします。」だけでもいい。
とにかく、届いたことを相手に伝えれば、安心してもらえる。
メールは簡潔に
メールに時節の挨拶は不要である。ただ、「お世話になっております。」程度は書いた方がよいこともある。１画面で重要な点が伝えられるように工夫しよう。
約束はメールで確認
ビジネスマンの多くはメールを仕事の管理に使う。電話や面談で伝えた内容はメールで伝えなおそう。
件名だけで内容がわかるように
必ず件名（Subject）をつけよう。そして、内容を表す件名にしよう。件名なしのメールは探しにくいだけでなく、迷惑メールに間違われることもある。的確な件名がついていれば、検索にも便利である。
なお、件名がおかしくても、返信時に勝手に件名を変えると、メールのスレッド（つながり）が切れてしまうことがあるので、そのままにしておこう。
添付ファイルはなるべく避ける
件名と本文だけ読めば伝えたいことはわかるメールにして、添付ファイルは必要なモノだけに限ろう。
大きなファイルは、Googleドライブ、DropBox、グループウエアなどにアップロードして、URLだけを伝えよう。添付ファイルを圧縮する必要はない。
段落の区切りは１行余分に空ける
メールでは、段落の頭を字下げする必要はない。その代わり、段落と段落の間は１行余分に空けるという流儀が広く行われている。
署名をつけよう
メールの本文の最後に自動的に付く署名（signature）を登録しておくと便利である。
伝統的には署名は「–」（半角のマイナス、マイナス、スペース）の行で始まり、３行程度に留める。
メールのリンクをクリックしない
安易にリンクをクリックしない。誘導先は、フィッシングサイト（偽サイト）、架空請求サイト、マルウエアに感染させるサイトもある。
ウイルスに注意
メールに添付されているファイルを開くときは、十分注意しよう。見知らぬ人からはもちろん、あなたの友人からであっても注意すべきである。多くのウイルスメールは、差出人欄を偽装する。
遅延・不着に注意
最近では、迷惑メールに誤分類されることも頻繫にある。
メールに返事がなければ、再度メールするか、メール以外の方法で連絡してみよう。
（参考）［改訂第5版］基礎からわかる情報リテラシー 森本 尚之 、 奥村 晴彦 （著） 技術評論社
コメント