間違えた宛先に関係のない情報を送ってしまった
宛先の並び替えや抽出の操作を間違えた
すべての宛先に対して作成すれば問題はないのだが、宛先を管理しているファイルから条件を設定して選んだ宛先にのみ送付したいときは要注意である。
このとき、例えば、顧客情報の一覧から、Excelなど表計算ソフトのフィルター機能などを使って絞り込む必要がある。
この際、例えば、ソートではすべての列を選択してから並び替えないと、全体を並び替えられずに、一部の列だけが並び替えられてしまう。
これにより、名前と住所がずれる、宛先の内容がずれる、とういことが発生する。
対策
元データを使って確認する
ソートやフィルタを実行する際は、必ず全体を選択していることを確認しよう。
差し込み印刷をしたときは、Excelでの加工後のデータではなく、元の顧客情報を使って、名前や住所、本文などが対応しているかを、印刷物で確認する。
膨大な件数を印刷する場合、すべての宛先などが正しいことを確認するのは現実的ではない。
一部だけ確認する場合、先頭と末尾だけでなく、ランダムに選んで確認するようにしよう。
また、このような作業は、１人で実施せず、他の人がダブルチェックすることで防げる可能性がある。
定期的に作業が発生するのであれば、差し込み印刷ではなく、システムによる自動化を検討しよう。
また、社外に発注する、外部サービスを利用する、という方法もある。費用はかかるが、ミスを最小限に抑えられる。
（参考）セキュリティの笑えないミスとその対策51 増井 敏克 （著） 翔泳社
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